TABLAS DINAMICAS EN EXCEL
Crear una tabla dinámica
Una tabla
dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios
criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos
facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir
obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de
los datos, visualizando o no los datos origen, etc.
Para
aquellos que tengais conocimientos de Access es lo más parecido a una consulta
de referencias cruzadas, pero con más interactividad.
Veamos cómo
podemos crear una tabla dinámica a partir de unos datos que ya tenemos.
Para crear una tabla dinámica, Excel nos
proporciona las tablas y gráficos dinámicos
Supongamos
que tenemos una colección de datos de los artículos del almacen con el número
de referencia y el mes de compra, además sabemos la cantidad comprada y el
importe del mismo.
Vamos a
crear una tabla dinámica a partir de estos datos para poder examinar mejor las
ventas de cada artículo en cada mes.
Para ello
vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic en Tabla dinámica (también podemos
desplegar el menú haciendo clic en la flecha al pie del botón para crear un
gráfico dinámico).
Aparece el
cuadro de diálogo de creación de tablas dinámicas. Desde aquí podremos indicar
el lugar donde se encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde
queremos ubicarla.
En nuestro
caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas y que
queremos ubicarla en una hoja de cálculo nueva.
Podríamos
crear una conexión con otra aplicación para obtener los datos desde otra fuente
diferente a Excel.
En el caso
de seleccionar la opción Selecciona una tabla o rango debemos seleccionar todas
las celdas que vayan a participar, incluyendo las cabeceras.
Pulsamos
Aceptar para seguir.
Las siguientes figuras muestran la secuencia de acciones necesarias para
construir una tabla dinámica. El archivo a ser usado es Comercial
plaza.xlsx.
Aplicar filtros a una tabla dinámica
Otra
característica útil de las tablas dinámicas es permitir filtrar los resultados
y así visualizar unicamente los que nos interesen en un momento determinado.
Esto se emplea sobre todo cuando el volumen de datos es importante.
Los campos principales en el panel y los rótulos en
la tabla están acompañados, en su parte derecha, de una flecha indicando una
lista desplegable.
Por ejemplo,
si pulsamos sobre la flecha del rótulo Etiquetas de columna nos aparece una
lista como vemos en la imagen con los distintos meses disponibles en la tabla
con una casilla de verificación en cada uno de ellos para indicar si los
queremos ver o no, más una opción para marcar todas las opciones en este caso
todos los meses.
Si dejamos
marcados los meses Enero y Febrero, los otros meses desaparecerán de la tabla,
pero no se pierden, en cualquier momento podemos visualizarlos volviendo a
desplegar la lista y marcando la casilla (Seleccionar todo).
Para cerrar
este cuadro guardando los cambios debemos pulsar en Aceptar. Para cerrar sin
conservar las modificaciones pulsaremos Cancelar.
Aplicando el
filtro a varios campos podemos formar condiciones de filtrado más complejas,
por ejemplo podemos seleccionar ver los articulos con referencia 1236 de Abril.
17.3. Obtener promedios en una tabla dinámica
Por defecto,
al crear una tabla dinámica, Excel nos genera unos totales con sumatorio, puede
interesarnos modificar esas fórmulas por otras como pueden ser sacar el máximo
o el mínimo, el promedio, etc.
Para hacer
esto debemos situarnos en cualquier celda de la zona que queremos rectificar y
hacer clic con el botón derecho del ratón, nos aparece un menú emergente con
diferentes opciones, debemos escoger la opción Configuración de campo de
valor... y nos aparece un cuadro de diálogo como el que vemos en la imagen.
En este
cuadro de diálogo podemos escoger cómo queremos hacer el resumen, mediante
Suma, Cuenta, Promedio, etc.
También podemos abrir el cuadro de diálogo con el
botón 
de la pestaña Opciones
Filtrar fechas u horas
Siga uno de los procedimientos siguientes:
Rango de celdas
Seleccione un rango de celdas que contenga
datos numéricos.En la ficha Inicio, en el grupo Modificación,
haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, en Filtrar.
Tabla
Asegúrese de que la celda activa se encuentra
en una columna de tabla que contiene fechas u horas.
Haga clic en la flecha del encabezado de columna.
Siga uno de los procedimientos siguientes:
Seleccionar de una lista de fechas u horas
En la lista de fechas u horas, active o
desactive una o más fechas u horas por las que filtrar.
De manera predeterminada, todas las fechas del
rango de celdas o de la columna de tabla se agrupan por jerarquías de años,
meses y días. Activar o desactivar un nivel superior en la jerarquía activa o
desactiva todas las fechas anidadas que haya debajo de ese nivel. Por ejemplo,
si selecciona 2006, los meses se enumeran bajo 2006 y los días se enumeran
debajo de cada mes.
La lista de valores puede llegar a tener hasta
un máximo de 10.000 entradas. Si la lista de valores es grande, desactive (Seleccionar
todo) en la parte superior y, a continuación, seleccione los valores por los
que desea filtrar.
Sugerencia Para que el menú
Autofiltro sea más amplio o más largo, haga clic y arrastre el controlador de
la parte inferior.
Crear criterios
Elija Filtros de fecha y, a continuación, siga
uno de los procedimientos siguientes:
Filtro común
Nota Un filtro común
es un filtro que está basado en un operador de comparación (operador de
comparación: signo que se utiliza en criterios de comparación para comparar dos
valores. Entre los operadores se incluyen: = Igual a, > Mayor que, <
Menor que, >= Mayor o igual que, <= Menor o igual que y <> No igual
a.).
Haga clic en uno de los comandos del operador
de comparación (Igual a, Antes, Después o Entre) o haga clic en Filtro
personalizado.
En el cuadro de diálogo Autofiltro
personalizado del cuadro de la derecha, escriba una fecha o una hora,
seleccione una fecha o una hora de la lista, o haga clic en el botón Calendario
para buscar y escribir una fecha.
Por ejemplo, para filtrar por una fecha u hora
máxima y una mínima, seleccione Entre.
En el cuadro de diálogo Autofiltro
personalizado del cuadro o cuadros de la derecha, escriba una fecha o una hora,
seleccione fechas u horas de la lista, o haga clic en el botón Calendario para
buscar y escribir una fecha.
Por ejemplo, para filtrar por una fecha
anterior al "3/1/2006" y posterior al "6/1/2006", escriba 3/1/2006
y 6/1/2006. O bien, para filtrar por una hora anterior a las "8:00
a.m." y posterior a las "12:00 p.m.", escriba 8:00 a.m. y 12:00
p.m.
Filtro dinámico
Nota Un filtro dinámico
es aquel cuyo criterio puede cambiar cuando se vuelve a aplicar el filtro.
Haga clic en uno de los comandos de fecha
predefinida.
Por ejemplo, para filtrar todas las fechas por
la fecha actual, seleccione Hoy. Para filtrar por el mes siguiente, seleccione Mes
siguiente.
Haga clic en Aceptar.
Notas
Los comandos del menú Todas las fechas en el
período, como Enero o Trimestre 2, aplican un filtro por el período
independientemente del año que sea. Esto puede resultar útil, por ejemplo, para
comparar las ventas por período de varios años.
Este año y Hasta la fecha son diferentes en lo
que se refiere al modo de tratar fechas futuras. Este año puede devolver fechas
futuras del año en curso, mientras que Hasta la fecha únicamente devuelve
fechas hasta la fecha actual, ésta incluida.
También puede filtrar por más de un criterio.
Filtrar por números superiores o inferiores
Siga uno de los procedimientos siguientes:
Rango de celdas
Seleccione un rango de celdas que contenga
datos numéricos.
En la ficha Inicio, en el grupo Modificación,
haga clic en Ordenar y filtrar y, a continuación, en Filtrar.
No hay comentarios:
Publicar un comentario